Abrechnungen

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Konto und Kontakt

Verwaltungsrat des VCP Land Baden e.V.

IBAN: DE94 5206 0410 0005 0106 91
BIC: GENODEF1EK1
EKK Karlsruhe


Kassier des Verwaltungsrats des VCP Land Baden e.V.
Klaus Deichmann
An der Bleiche 3
79336 Herbolzheim
E-Mail
Tel. 07643-934501


Abrechnung der Landesämter und Bezirke

Alle mit der Ausübung eines Landesamtes zusammenhängenden notwendigen Ausgaben werden von der Kasse des Verwaltungsrates des VCP Land Baden e.V. erstattet. Um den dabei erforderlichen Verwaltungsaufwand so gering wie möglich zu halten, müssen die Abrechnungsformulare verwendet werden. Die Kasse bemüht sich um eine möglichst rasche Erledigung (max. innerhalb von 14 Tagen) der eingegangenen Abrechnungen. (Ansonsten: Nachfragen). Bei den Landesämtern wird eine vierteljährliche Abrechnung mit der Kasse erwünscht. Bei geringfügigen oder sehr hohen Auslagen kann natürlich davon abgewichen werden. Alle Abrechnungen des laufenden Jahres sollten jedoch bis zum 31. März des Folgejahres eingereicht werden. Bitte haltet euch an diesen Termin, da ansonsten die Zentralen Mittel nicht rechtzeitig abgerechnet werden können und eine periodengerechte Verbuchung nicht möglich ist. Für die Erstattung eurer entstandenen Auslagen sind der Name des betreffenden Kreditinstituts und die IBAN-Nummer des Bankkontos anzugeben. Die richtig ausgefüllten Abrechnungsformulare sind an den Kassierer zu senden. Unklarheiten und Fragen können leicht mit einem Anruf oder einer E-Mail beseitigt werden. Der Kassier hilft gerne weiter, denn im Endeffekt erleichtert er damit auch seine Arbeit.

Portokosten

Ausgaben bzw. Aufwendungen müssen einzeln nachgewiesen bzw. aufgelistet werden (Empfänger). Pauschalabrechnungen werden nicht anerkannt. Ansonsten sind keine weiteren Belege notwendig. Briefe in grösserer Anzahl (ab 15 Exemplaren) müssen zwecks Druckkosten- und Portoersparnis über das Landesbüro verschickt werden.

Internetkosten

Für Internetkosten können im Kassenjahr pauschal 5,- € dem Verwaltungsrat des VCP Land Baden in Rechnung gestellt werden. Entstandene höhere Kosten müssen begründet werden, die Übernahme entscheidet der Kassierer des Verwaltungsrates.

Telefonkosten

Ausgaben bzw. Aufwendungen müssen einzeln nachgewiesen bzw. aufgelistet werden. Pauschalabrechnungen werden nicht anerkannt. Ausnahmen müssen begründet werden, darüber entscheidet der Kassierer des Verwaltungsrats. Ansonsten sind keine weiteren Belege notwendig.

Büromaterial und Sonstiges

Beim Einkauf von Büromaterial und Sonstigem sind alle Belege geordnet und numeriert auf ein Extra-DIN A4-Blatt aufzukleben. Die Aufstellung der anfallenden Kosten erfolgt auf dem Abrechnungsformular.

Bezirke

Den Bezirken des VCP Land Baden werden jährlich bis zu 100 € an nachgewiesenen Verwaltungskosten erstattet. Die Kosten und Belege sind durch den Bezirkskassenwart zu sammeln und dann einmal jährlich (Dezember) vorzulegen.

Abrechnung von Veranstaltungen

Abrechnung Veranstaltungen.jpg
Für die Veranstaltung kann bei dem Kassier des Verwaltungsrats des VCP Land Baden e.V. ein Vorschuss beantragt werden. Nach der Veranstaltung werden alle Einnahmen und Ausgaben inkl. des Vorschusses, der als Einnahme eingetragen wird, über ein entsprechendes Formular bei dem Kassier abgerechnet. Es ist sinnvoll, alle Bareinnahmen soweit möglich auszuzahlen. Damit wird der Verwaltungsaufwand gering gehalten und es muss keine Einzahlung oder Überweisung des Restbetrags vorgenommen werden. Überschüsse werden auf das Konto des Verwaltungsrats des VCP Land Baden e.V. eingezahlt oder überwiesen.

Einnahmen

Alle Teilnahmebeiträge werden spätestens am Ende der Veranstaltung eingenommen und auf einer Teilnahmeliste als Einnahme vermerkt. Für Landesräte, Vorbereitungs- und Arbeitskreis-Treffen ist ein Teilnahme-Beitrag von 10,-€ für die Landesversammlung 12,-€ vorgesehen. Der Gesamtbetrag wird dann in das Abrechnungsformular unter Einnahmen eingetragen. Obwohl Küchenmitarbeitende keine Teilnahmebeiträge entrichten müssen, werden sie ebenfalls auf der Teilnahmeliste eingetragen und mit Küche anstatt des Beitrags gekennzeichnet.

Mineralwasser, Saft und Getränke, die für einen Programmpunkt vorgesehen sind, stehen kostenlos zur Verfügung. Alle anderen Getränke werden zum Selbstkostenpreis (aufgerundet) abgegeben, in einer Getränkeliste vermerkt und am Ende der Veranstaltung abgerechnet. Der eingenommene Betrag wird ebenso wie andere Einnahmen z.B. Pfandrückgeld in das Abrechnungsformular eingetragen.

Barausgaben

Lebensmittel, Getränke und sonstige Ausgaben werden mit den entsprechenden Belegen dokumentiert, auf leere Din A4 Seiten aufgeklebt und nummeriert. Private oder von Teilnehmenden "bestellte" Artikel sollten beim Einkauf immer extra bezahlt werden. Ist dies einmal nicht möglich, werden die entsprechenden Beträge auf dem Beleg gestrichen und die Summe korrigiert. Fehlende Belege können in Ausnahmefällen als Eigenbeleg dargestellt werden. Dazu wird der Gegenstand, der Betrag, das Datum und der Ort des Einkaufs mit einer Unterschrift auf einem Din A4 Blatt oder einem Quittungsformular bestätigt. Reicht der Platz auf dem Abrechnungsformular für die Belege nicht aus, werden sie in Beleglisten eingetragen und als Summe in das Abrechnungsformular übernommen. Die Beleglisten befinden sich als Arbeitsblätter in der gleichen Datei wie das Abrechnungsformular. Bei großen Veranstaltungen werden die Ausgaben nach Lebensmittel, Fahrtkosten und sonstige Ausgaben in getrennten Beleglisten aufgeführt.

Fahrtkosten

Reisekostenabrechnung.jpg
Diese werden bei Gremien-, Arbeitskreis- und Vorbereitungstreffen für Gremienmitglieder, Mitarbeitende und das Küchen-Team grundsätzlich erstattet. Für die Fahrt mit öffentlichen Verkehrsmitteln ist die kostengünstigste Reiseart (Fernbus, Bahn 2. Klasse, Sondertarife) bei einer zumutbaren Reisedauer zu wählen. Für die Fahrtkostenabrechnung werden alle Belege (Bahn, Bus, Straßenbahn...) auf einem extra Din A4 Blatt aufgeklebt und dem Formular beigefügt. Vorliegende Rückfahrkarten werden kopiert oder als "gesehen" durch eine Unterschrift der Veranstaltungsleitung bestätigt.

Bei PKW-Fahrten müssen mögliche Mitfahrgelegenheiten vollständig ausgenutzt werden. Diese werden bei der Anmmeldung zur Veranstaltung abgefragt und mit der Anmeldeliste durch das Landesbüro an alle Teilnehmenden versandt. Bei allen Fahrten sind Reisestrecke und Reisegrund anzugeben.

Grundsätzlich ist es sinnvoll, bei Veranstaltungen und Gremien alle Fahrtkosten bar auszuzahlen, soweit die Bareinnahmen es erlauben. Es können auch Teilbeträge bar ausgezahlt werden, wobei der Restbetrag dann als Überweisung eingetragen werden muss.

Die bar ausgezahlten Fahrtkosten werden nummeriert in einer Belegliste aufgeführt und die Summe in das Abrechnungsformular eingetragen. Alle Fahrtkostenformulare werden der Abrechnung beigefügt.

Abrechnung einer Bahncard

Eine anteilige Erstattung der Bahncard ist nur möglich, wenn das zuvor mit dem Kassier vereinbart wurde.

Formular Fahrtkostenabrechnung

Schritt 1: Persönliche Daten

Name, Anschrift, Datum der Veranstaltung, Name der Veranstaltung, Datum der Reise, Start und Ziel der Reise eintragen

Schritt 2: Fahrtkosten mit der Bahn

Fahrstrecke und evt. Mitfahrende bei Gruppenkarten eintragen. Anschließend den Gesamtbetrag der Bahnkosten in das entsprechende Feld eintragen

Schritt 3: Fahrtkosten mit PKW

Fahrstrecke mit Kilometerangabe für die Hin- und Rückfahrt und Mitfahrenden mit den entsprechenden real gefahrenen Kilometern eintragen. Beträge ausrechnen und einsetzen (werden am Computer automatisch errechnet). Für Transportfahrten können dann Mitfahrende eingetragen werden, wenn eine Mitnahme real möglich gewesen wäre, aber durch den Transport von Material oder Lebensmittel verhindert wurde. Dies muss von der Veranstaltungsleitung bestätigt und bei dem Feld "Mitfahrer" mit "Transport" dokumentiert werden.

Schritt 4: Sonstige Fahrtkosten

Hier werden alle anderen Fortbewegungsmittel wie Straßenbahnen oder Busse, aber auch Fahrräder und Motorräder eingetragen.

Schritt 5: Summe der Fahrkosten

Die verschiedenen Fahrtkosten zusammenrechnen und eintragen (werden am Computer automatisch errechnet).

Schritt 6: Barauszahlung

Alle Fahrkosten auch Teilbeträge, die bar ausgezahlt werden, müssen mit dem Betrag und der Unterschrift quittiert werden.

Schritt 7: Überweisung

Fahrtkosten auch Teilbeträge, die nicht bar ausgezahlt werden, werden mit dem Betrag und der Bankverbindung mit der IBAN-Nummer in das Formular eingetragen.

Schritt 8: Unterschrift

Das Abrechnungsformular wird am Ende noch unterschrieben.


Zuschüsse

Teilnahmeliste L2.jpg
Die meisten Veranstaltungen des VCP Land Baden werden als Seminare oder Lehrgänge über den Landesjugendplan und den KVJS abgerechnet. Dazu muss eine Teilnahmeliste L2 aller Teilnehmenden mit 14 Jahren und älter ausgefüllt werden. An einem Wochenende können maximal 2,5 Seminartage abgerechnet werden. Dabei gelten 5 Programmstunden als ein Seminartag, 2,5h als halber Tag. Weitere Infos gibt es unter Zuschüsse. Nach dem Wochenende muss die Teilnahmeliste an das VCP Landesbüro gesandt werden. Das Programm wird mit Zeitangaben in ein Programmformular eingetragen und per E-Mail an das VCP Landesbüro gesendet. Genauere Infos findet ihr unter Zuschüsse.

Einzelnachweise


Formulare